At opsige en medarbejder er forhåbentlig ikke noget du bliver rigtig god til - i hvert fald ikke efter min mening. For selv om du er professionel, kan det være svært at undgå at blande nervøsitet og følelser ind i det at skulle opsige en medarbejder. For en opsigelse er jo den ultimative form for afvisning i jobmæssig sammenhæng: "Jeg bliver desværre nødt til opsige samarbejdet med dig, og bede dig om at fratræde din stilling". 

Men du kan gøre en hel del for at klæde dig selv bedre på til at gennemføre en opsigelse på en professionel og respektfuld måde. 

Det handler blandt andet om, at du skal lave både mental og praktisk forberedelse samtidigt med, at du går metodisk til opgaven, hvis du som chef ender med at stå i situationen, hvor du skal afskedige en medarbejder.

Jeg har selv stået i den kedelige situation med at skulle opsige medarbejdere, og kender således til den svære opgave med at få kommunikeret budskabet om, at samarbejdet desværre må ophøre.

Som jeg indledte med at skrive, så tror jeg ikke rigtig på, at du kan blive god til at opsige medarbejdere. Personligt har jeg selv lavet min portion af fejl i forhold til opsigelser gående fra stor nervøsitet i formidlingen til medarbejderen over til fodfejl i opsigelsen samt håndtering af opgaven med at hjælpe den opsagte videre på bedst mulige måde.

Men over tid lykkedes det mig at finde frem til 5 konkrete trin, der hjalp mig til at gennemføre opsigelser på en professionel og respektfuld måde.

Det er disse trin, som jeg har sat mig til tasterne for at nedfælde i en guide, som jeg håber, at du og andre chefer kan have gavn af i det tilfælde, at du står foran at skulle afskedige en eller flere medarbejdere.

De 5 trin er:

1. Forbered dig grundigt

2. Selve opsigelsen: Få det sagt med det samme!

3. Hjælp den opsagte medarbejder videre hvor det er muligt

4. Kommunikation af opsigelsen

5. Den sidste arbejdsdag.        

Jeg vil helt klart anbefale, at så snart medarbejderen er kommet ind på dit kontor eller i det lokale, hvor opsigelsen skal foregå og vedkommende har sat sig, at du med det samme kommunikerer, at I er her i dag fordi samarbejdet skal ophøre, og at du desværre er nødt til at opsige vedkommende.

Der er under alle omstændigheder ikke nogen grund til at trække pinen ud. Det med at få det sagt med det samme, er faktisk mest af alt for din skyld. For ved at få det sagt, kan du derefter bruge dine kræfter og ressourcer på at være empatisk og professionel.

Så det dur altså ikke, at du forsøger på at bygge en slags argumentation eller forsvar for opsigelsen i en indledende tale, før du siger, at vedkommende skal opsiges. Længe før du når til din pointe, har personen for længst gættet, at nu skal han eller hun fyres.

Ergo få det sagt med det samme, og forklar umiddelbart derefter årsagen til at samarbejdet desværre må ophøre. Gør det i klare og præcise vendinger, der ikke kan misforstås uanset, om det drejer sig om nedskæringer, dårligt samarbejde, manglede performance eller noget helt fjerde. Den opsagte medarbejder må således ikke være i tvivl om årsagen til opsigelsen.

Vær forberedt på, at vedkommende måske reagerer følelsesladet eller vredt på opsigelsen. I den sammenhæng er det ekstra vigtigt, at du bevarer roen og agerer professionelt. Du er måske også følelsesmæssigt berørt af situationen, men her er vigtigt, at du husker at blive i chefrollen og holde følelserne indenbords. Det er selvfølgelig ikke det samme som, at du ikke kan være empatisk, men gør det med en professionel vinkel.

Helt lavpraktisk: Husk at få en underskrift fra den opsagte medarbejder på den skriftlige opsigelse således, at der er styr på formalia i den sammenhæng. Medarbejderen kvitterer for at have modtaget opsigelsen - ikke for rigtigheden i den. 

Efter at opsigelsen er gennemført, vil jeg anbefale, at du giver vedkommende fri resten af dagen til at sunde sig oven på opsigelsen.

Et andet vigtigt element i det at håndtere en opsigelse professionelt handler om kommunikation til kollegerne, teamet og eventuelt også hele virksomheden afhængig af hvor stor en virksomhed, der er tale om.

Formålet med at få kommunikeret opsigelsen til organisationen drejer sig om, at dels er det rettidig omhu og dels skal medarbejderne høre det fra ledelsen - ikke fra den opsagte medarbejder.

Kommunikation af budskabet handler også om at undgå, at der skabes gætterier eller misforståelser omkring opsigelsen. Sørg således for at budskabet er enkelt og klart.

I forhold til selve kommunikationen af opsigelsen og årsagen til at samarbejdet ophører, så hold det på et overordnet niveau - både i respekt for den opsagte medarbejder, men også fordi at der ikke er grund til at blive detaljeret.

Kommunikationen kan eksempelvis indeholde noget om:

• Hvem er blevet opsagt
• Overordnet årsag til at samarbejdet ophører
• Hvornår den opsagte stopper og eventuelt fritstilles
• Tak gerne vedkommende for indsatsen og ønsk vedkommende pøj pøj i sit videre virke

Et andet element omkring kommunikation handler om, hvad den opsagte medarbejder ønsker at kommunikere til kolleger og andre. 

Dette er endnu en god grund til, at du har styr på, hvad du og virksomheden ønsker at kommunikere således, at den opsagte medarbejder får dette af vide som en del af selve opsigelsen.

På den måde er den opsagte medarbejder orienteret om, hvad du kommer til at kommunikere umiddelbart efter opsigelsen således, at der er klarhed over den del. 

Det handler også om, at du som chef skal hjælpe den opsagte medarbejder med at undgå at sætte sig selv i en situation, hvor han eller hun får kommunikeret et budskab, der kan opfattes som et brud på den såkaldte loyalitetsforpligtelse. 

Den betyder at medarbejdere (inklusive opsagte) ikke må sige eller skrive noget, der kan skade virksomheden. Og her kan en for tidlig og/eller forkert udmelding på eksempelvis de sociale medier nemlig opfattes som et brud på loyalitetsforpligtelsen.

Da det ikke er i den opsagte medarbejders interesse at risikere at blive bortvist, miste lønnen eller endda ligefrem blive pålagt et erstatningskrav, så er det rettidig omhu fra din side at informere den opsagte omkring dette.

Afslutningsvis vil jeg nævne, at det så absolut er en fordel at være enige om budskaberne, der skal kommunikeres af både virksomhed og den opsagte medarbejder.